Ventas — Captura y Ciclo de Vida
El corazón del módulo de Ventas: cómo se captura una venta, cómo se relaciona con lo que la originó, cómo se costea, y cómo se cierra o se cancela.
Esta es la pantalla más grande de todo el ERP, así que este manual cubre solo su núcleo: dar de alta la venta, verla, costearla y cerrarla. La facturación, los envíos y el apartado/entrega de insumos tienen cada uno su propio manual — desde "Ver Venta" hay botones que llevan a cada uno.
No existe una "cuenta de tránsito": al guardar la venta (sea Remisión o Factura) se genera su póliza contable y se descuenta inventario en el mismo momento. Facturar (timbrar ante el SAT) es un eje aparte que puede pasar de inmediato o después — no es lo que dispara la contabilización.
Cómo funciona — flujo general
- Se captura la venta— sola, o a partir de una o varias Cotizaciones/Pedidos/Embarques ya existentes.
- Se contabiliza y se descuenta inventario de inmediato.Si el tipo es Factura, además se timbra el CFDI en el mismo momento.
- Si tiene insumos tipo "servicio", se costeadespués, para saber la utilidad real.
- Se sigue el ciclodesde "Ver Venta": facturar (si nació como Remisión), generar envío, apartar/entregar insumos, aplicar pagos.
- Se cierracuando queda entregada y pagada, o se cancela si algo salió mal — revirtiendo inventario, pólizas y, si aplica, el CFDI ante el SAT.
Agregar Venta
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Cliente | Con botón "+" para dar de alta uno nuevo sin salir de la pantalla. Autocompleta su Uso de CFDI. |
| Fecha | Libre en Remisión; si el Tipo es Factura queda fija a "ahora", salvo un permiso especial que abre una ventana de hasta 72 horas hacia atrás (límite que permite el SAT). |
| Tipo | Remisión / Factura (requiere permiso y empresa certificada) — ver detalle abajo. |
| Método | Contado (PUE) o Crédito (PPD). |
| Precio (lista) / Proyecto | Obligatorios; se bloquean una vez que ya hay insumos capturados. |
| Cuentas XC | Switch: manda una venta de contado a Cuentas por Cobrar en vez de cobrarla de inmediato (con aviso de que solo se recomienda si se paga dentro del mes). |
| Moneda / Tipo de Cambio | Si no es MXN, se autoconsulta el tipo de cambio. |
Tabla de insumos
Insumo, Unidad, Proyecto (editable por línea salvo que ya esté apartado), Precio Unitario, Inventario disponible, Cantidad (topada al inventario, salvo insumos no inventariables), Descuento (% o $, con autorización rápida si excede el límite del usuario), Subtotal/Impuestos/Total en vivo. Cada línea puede tener botones de Leyenda, Observaciones, Marbetes/Agrupaciones/Lotes según cómo esté configurado el insumo, y Comercio Exterior (solo si el cliente lo requiere: fracción arancelaria, valor y unidad de aduana).
Si tu usuario no tiene permiso para modificar el precio unitario, exceder el límite de descuento, o cambiar la lista de precios de la venta, ese campo aparece bloqueado con un candado. Si la empresa tiene activo el módulo de Autorizaciones, puedes pedir ahí mismo que alguien lo desbloquee por PIN o de forma remota, sin salir de esta pantalla.
Remisión o Factura
| Tipo | Qué implica |
|---|---|
| Remisión | Documento interno con folio propio, sin timbrar. Se puede facturar después desde Facturación de Ventas. |
| Factura | Se timbra el CFDI en el mismo momento de guardar la venta — no hace falta un paso aparte. |
Cotizaciones, Pedidos, Embarques y Anticipos
Una venta puede nacer sola, o precargada desde una o varias Cotizaciones, Pedidos o Embarques. Al guardar, cada línea de la venta descuenta lo "por vender" del documento de origen correspondiente: si se cubrió todo, ese documento queda Cerrado; si solo una parte, Pendiente; si nada, sigue Vigente. Al cancelar la venta, esto se revierte exactamente al revés.
Se pueden seleccionar una o varias ventas anteriores marcadas como Anticipo (mismo cliente) para aplicarlas como pago adelantado de la venta nueva — genera automáticamente la relación fiscal correspondiente por cada anticipo usado.
Ver Venta
Vista de detalle. No es completamente de solo lectura: permite editar puntualmente Observaciones, Orden de Compra, Atención a, Canal de Venta, y algunos datos más — pero no reabre el formulario completo (cliente, insumos y moneda ya no se pueden tocar una vez guardada la venta).
Desde aquí se llega a todo lo demás del ciclo: Requerir Insumos, Apartar/Entregar Insumos, Facturar, Generar Envío, Pagos, Notas de Crédito y Devoluciones, Cambiar Cliente, Refacturar, y Cancelar — cada uno documentado en su propio manual.
Costear Venta
Solo aplica cuando la venta tiene al menos un insumo marcado como "servicio" en el catálogo. Como el precio de un servicio no está atado 1 a 1 a un costo de inventario al momento de vender, este paso permite declarar después qué insumos reales (materiales, mano de obra) se consumieron para cumplirlo.
Por cada renglón de servicio se declara qué se consumió realmente del inventario del proyecto; al confirmar, se descuenta ese inventario y se genera la póliza del costo. Una venta queda "costeada" solo cuando todos sus renglones de servicio se han declarado — es lo que permite calcular la utilidad real de esa venta después.
Vista previa, leyendas y observaciones
Vista Previa genera el PDF de la venta (factura o remisión) sin necesidad de haberla guardado todavía, y permite enviarlo por correo directo desde ahí — distinto del "Mandar Correo" de una venta ya guardada.
Leyendas y Observaciones son modales de texto con autocompletado: sugieren lo ya usado antes, priorizando lo que se ha usado específicamente con el cliente actual de la venta. Las leyendas además admiten textos dinámicos (mes, año, semana) que se sustituyen al imprimir.
Resumen de Insumos genera una hoja simple (folio, cliente, cantidad/apartado/requerido por insumo, sin precios) útil para picking o para compartir qué se pidió sin exponer información comercial.
Trazabilidad y Rastreo de Requisiciones
Dos herramientas distintas, ambas desde "Ver Venta":
| Qué rastrea | |
|---|---|
| Trazabilidad (pasos) | La cadena comercial: Cotización → Pedido → Venta. Un vistazo con 3 pasos; cada uno se puede abrir para ver los documentos relacionados. |
| Rastrear Requisiciones | La cadena de compras generada a partir de esta venta (solo si ya se usó "Requerir Insumos"): qué Requisiciones se crearon y qué Órdenes de Compra salieron de ellas, con cuánto está pedido/recibido/pendiente por insumo. |
Ver Requisiciones para el detalle de ese módulo — una venta puede acumular varias requisiciones a lo largo del tiempo.
Regularizar Inventario de Ventas
No trabaja sobre una venta individual — es una herramienta a nivel empresa, disponible solo si está habilitada. Toma todas las ventas sin entregar o parciales, calcula cuánto debería quedar disponible por insumo y proyecto, y lo compara contra el inventario del sistema.
Después de un conteo físico de almacén, o cuando hay descuadres acumulados por errores operativos — se captura la cantidad real contada y el sistema genera los movimientos necesarios para cuadrar, sin tener que corregir venta por venta.
Cancelar Venta
Se captura Motivo (catálogo SAT) y, si aplica, Folio de Sustitución. Si la venta es Factura, primero se solicita la cancelación del CFDI ante el SAT.
No debe estar ya cancelada, ni ser parte de una Factura Global; si es a crédito o usa Cuentas por Cobrar, no debe tener ningún pago aplicado; y si ya tiene envíos generados, solo se puede cancelar mientras siga "Sin entregar".
Al confirmar: se revierte la póliza, los pagos de contado y el saldo del banco, se regresa el inventario que había salido (liberando también los apartados), y si la venta venía de cotizaciones/pedidos, se revierte lo "vendido" en esos documentos. Se genera automáticamente el acuse de cancelación.
Los pagos aplicados a la venta se consultan con el mismo componente de Cobros / Cuentas por Cobrar — aquí solo se ven, no hay lógica propia distinta.
Glosario general
| Término | Definición |
|---|---|
| Remisión / Factura | Los dos tipos de comprobante de una venta; ambos contabilizan igual, solo la Factura implica timbrado CFDI. |
| Estado de la venta | Sin entregar, Entregado parcial, Entregado (o Anticipo), o Cancelada. |
| Estado de Costeo | Solo aplica a ventas con insumos "servicio": pendiente o completado. |
| Requerir Insumos | Acción que genera una Requisición de compra a partir de los insumos pendientes de la venta. |
| Trazabilidad | Cadena comercial Cotización → Pedido → Venta, distinta del rastreo de Requisiciones/Órdenes de Compra. |
| Costear Venta | Declarar qué insumos reales se consumieron para entregar un renglón de tipo "servicio", para calcular su utilidad real. |