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Órdenes de Compra

Del compromiso de compra con un proveedor hasta que la mercancía llega y su factura queda lista para pagarse: aprobación, recepción y facturación.

Una Orden de Compra (OC) es el documento formal dirigido a un proveedor: qué insumos, en qué cantidad y a qué precio. Puede nacer manualmente aquí, o generarse desde una Requisición aprobada. Una orden avanza en dos ejes independientes: qué tanto se ha recibido físicamente, y qué tanto se ha facturado — y solo hasta que llega la factura se abre una obligación real de pago con el proveedor.

No genera una Cuenta por Pagar por sí sola

Recibir mercancía solo mueve inventario y una cuenta contable puente ("tránsito"). La deuda formal con el proveedor nace hasta Recibir Factura, que crea el mismo documento Factura que después se paga desde Cuentas por Pagar.

Cómo funciona — flujo general

Se crea la ordenmanualmente, o llega ya armada desde una Requisición.
Se aprueba(solo si la empresa exige aprobación de órdenes de compra) — sin esto no se puede recibir ni facturar.
Se recibe la mercancía(una o varias veces, parcial o total) — sube el inventario y contabiliza el costo a una cuenta de tránsito, sin generar todavía deuda con el proveedor.
Se recibe la factura(una o varias veces) — aquí sí se crea la Factura y la póliza que cierran el tránsito y abren la cuenta por pagar.
Se paga la facturadesde Cuentas por Pagar, exactamente igual que cualquier otra factura de proveedor.
Se Finiquitacuando recepción y facturación ya cuadran línea por línea, como cierre administrativo.

Listado de Órdenes de Compra

Filtro superior: Sin Recibir / Recibido Parcialmente / Recibido / Cancelado / Todos.

Columna	Qué muestra
Num. / Req.	Folio de la orden y, si aplica, folio de la Requisición de origen.
Proyecto / Proveedor / Fechas	Datos generales.
Subtotal / Total	Con su moneda.
Estado	Combinación visual de: Finiquitada, Por aprobar, Cancelada, Agrupada, Sin recibir, Recibido parcialmente, Recibido — más iconos de "Enviada" y "Descargada".

Acciones por fila

Acción	Cuándo aparece
Editar	Mientras no esté recibida y facturada al 100%, ni cancelada.
Ver / Ver para aprobar	Siempre — abre la vista previa/envío por correo.
Aprobar	Solo si aún no está aprobada. Si el usuario no tiene permiso o excede su monto máximo de aprobación, en vez de aprobar directo se envía una solicitud de Autorización a quien corresponda.
Recibir Insumos	Orden aprobada, sin recibir o parcial.
Recibir Factura	Orden aprobada, sin factura o con factura parcial.
Ver Facturas de Orden / Ver Recepciones de Orden	Según haya algo facturado o recibido.
Finiquitar	Recibida parcial y facturada parcial, cuando ya no queda más por hacer en ninguna de las dos.
Cancelar	Solo si todavía no tiene ninguna factura. Si la orden venía de una Requisición, avisa que los insumos se regresarán a ella.

Selección múltiple

Al marcar varias órdenes del mismo proveedor y moneda (sin facturar al 100%) se habilitan Agrupar Órdenes (las combina en una sola nueva) y Recibir Factura en conjunto (ver más abajo).

Agregar / Editar Orden de Compra

Campo	Qué hace
Proyecto / Subproyecto	Obligatorio. Si el proyecto numera sus órdenes por semana, aparece un campo de número de semana con cálculo automático.
Destino / Embarque / Atención a	Texto libre, se imprimen en el PDF.
Uso de CFDI / Método de Pago / Forma de Pago	PPD solo permite la forma de pago "99".
Proveedor	Obligatorio. Autocompleta fecha de pago, días de crédito, datos fiscales y moneda del proveedor. Si el proveedor no tiene tipo configurado, pide resolverlo antes de continuar.
Fecha de Entrega / Cotización	Fecha esperada y folio de cotización del proveedor.
Moneda / Tipo de Cambio	Si no es la moneda base, se autoconsulta el tipo de cambio del día.

Tabla de insumos

Insumo (filtrado a los ya relacionados con el proveedor), Unidad, Precio Unitario, Cantidad, Descuento, Subtotal/Impuestos/Total (calculados en vivo), Observaciones por línea. Si un insumo se agrega en una moneda distinta a la de la orden, el sistema pide confirmación explícita. Botón Asignar Nuevo Insumo para relacionar uno que el proveedor aún no tenga (ver Asignar Insumo).

Editar una orden que ya tiene avance

Si la orden viene de una Requisición, el Proveedor no puede cambiarse. No se puede bajar la cantidad de una línea por debajo de lo ya recibido, ni tocar líneas ya facturadas al 100%. Si se reduce una cantidad de una orden generada por requisición, esa cantidad se regresa a la requisición de origen.

Si la orden viene de una venta de comercio electrónico y algún insumo no tiene relación con el proveedor elegido, aparece el modal Insumos Sin Relación para resolverlos uno por uno antes de continuar.

Ver Orden de Compra

Vista de solo lectura del mismo formulario, con acciones adicionales: Imprimir separación (PDF para picking físico del almacén, considerando si alguna requisición de origen pidió separar insumos), Facturas y Recepciones (mismos modales que en el listado), Descargar el PDF de la orden, y Mandar Correo.

Asignar Insumo (a un proveedor)

Relaciona un insumo del catálogo con el proveedor de la orden, cuando ese proveedor todavía no lo tiene configurado — necesario para poder comprárselo por primera vez. Se captura: Código y Descripción del proveedor para ese insumo, Unidad, Costo, Conversión y Compra Mínima, además de revisar los impuestos ya configurados en el insumo.

Enviar la Orden al proveedor

Vista previa del PDF de la orden en pantalla, con opción de Descargar o capturar hasta 5 correos y Mandar Correo al proveedor — marca la orden como "Enviada". Este mismo modal se abre automáticamente justo después de crear una orden que quedó aprobada.

Recibir Insumos

Registra la llegada física de mercancía de una orden aprobada. Se captura el Código de Remisión del proveedor y la Fecha de Recepción; tiene un modo "Captura rápida" pensado para lector de código de barras.

Por cada insumo (agrupados en pendientes/recibidos): Proyecto de destino (puede ser distinto al de la línea original), Cantidad Pedida, ya Recibida, y Cantidad a Recibir (con botón "Recibir Todos"). Si el insumo maneja lotes o marbetes, se captura ahí mismo, validando que la suma cuadre exactamente con la cantidad a recibir.

Qué pasa al confirmar

Sube el inventario del insumo, y contabiliza el costo contra la cuenta de tránsito de su familia (o directo a la cuenta del proveedor, si ese insumo ya venía facturado por completo). La orden pasa a "Recibido parcialmente" o "Recibido", según si quedó algo pendiente. Todavía no genera ninguna factura ni obligación de pago.

Ver / Cancelar Recepciones

Muestra el historial de recepciones de la orden (fecha, remisión, total, estado). Se puede cancelar una recepción específica, salvo que ya tenga un ajuste cambiario o un traspaso contable a otro proyecto pendiente — en ese caso queda marcada "No cancelable" con el motivo. Si parte de lo cancelado ya estaba facturado, esa porción se reclasifica a tránsito en vez de revertirse directo, para no dejar una deuda fantasma con el proveedor.

Recibir Factura

Aquí nace la obligación de pago real. Se puede cargar el CFDI del proveedor (subiéndolo o eligiendo uno ya descargado) o capturar manualmente sin XML.

Al leer un XML, el sistema empareja automáticamente cada concepto contra las líneas de la orden por insumo y cantidad restante; si algo no calza, se resuelve a mano en un modal de emparejamiento manual.

Campo	Qué hace
Código Factura / UUID / Fecha	Datos del CFDI.
Días de Crédito	Recalcula la Fecha probable de Pago (y viceversa).
Moneda / Tipo de Cambio	De la factura.
Cantidad a Recibir (factura)	Por línea, con botón "Recibir Todos".

Si el precio facturado no coincide con el de la orden

Si la orden aún no tiene nada recibido ni facturado, se puede editar la orden y recibir, o solo ajustar precios sin cambiar su estado. Si la orden ya tiene avance, se genera un documento Ajuste al Costo aparte con la diferencia, sin tocar lo ya contabilizado.

Al confirmar: se crea la Factura (la misma que después se ve en Cuentas por Pagar), su póliza de recepción, se cierra la cuenta de tránsito abierta al recibir la mercancía, y se ajusta pérdida/utilidad cambiaria si aplica. El estadoFactura de la orden pasa a parcial o completo.

Recibir varias órdenes a la vez

Desde el listado, seleccionando 2 o más órdenes del mismo proveedor y moneda: mismo formulario, pero solo permite ajustar por "Ajuste al Costo" (no se puede editar la orden en este escenario). Genera una sola Factura y una sola póliza que cubren todas las órdenes seleccionadas.

Ver Facturas de una Orden

Lista las facturas ya recibidas de la orden, con opción de Cancelar Factura (solo si no tiene pagos aplicados) y Ver Factura — desde ahí mismo se puede registrar el pago, exactamente igual que cualquier otra cuenta por pagar. Si al cancelar la factura hay recepciones que ya consumieron su saldo de tránsito, el sistema pide confirmación explícita porque generará una póliza compensatoria.

Glosario general

Término	Definición
Orden de Compra	Documento dirigido a un proveedor con los insumos, cantidades y precios a comprar; nace manual o desde una Requisición aprobada.
Recepción	Registro de la entrada física de mercancía contra una orden; puede ser parcial y cancelarse por partes.
Cuenta de Tránsito	Cuenta contable puente donde se registra el costo de mercancía ya recibida pero aún sin factura; se cierra cuando llega la factura.
Estado / Estado de Factura	Los dos ejes independientes de avance de una orden: recepción de mercancía y facturación.
Finiquitar	Cierre administrativo manual cuando recepción y facturación ya cuadran línea por línea.
Ajuste al Costo	Documento aparte que registra una diferencia de precio entre lo pedido y lo facturado, cuando la orden ya tiene avance.
Agrupar Órdenes	Combina varias órdenes sin factura del mismo proveedor en una sola nueva.
Insumo sin relación	Insumo que aún no tiene precio/código configurado para el proveedor elegido; debe relacionarse antes de agregarse a la orden.