Manual de usuario

Facturas de Compra

Capturar facturas de proveedor sin pasar por una Orden de Compra, ya sea a crédito o pagadas de inmediato con caja chica — y consultarlas todas juntas.

Estas tres pantallas trabajan sobre el mismo documento Factura que usan Órdenes de Compra y Cuentas por Pagar — lo que cambia es el origen: Facturas sin Orden de Compra son gastos/compras capturados directo contra el proveedor, sin haber pasado por una orden; Facturas Caja Chica son gastos pagados de inmediato con un fondo de efectivo interno; y Facturas (a secas) es solo una vista de consulta que junta las tres variantes (con orden, sin orden, caja chica) en un solo listado.

Cómo funciona — flujo general

Se captura la facturamanualmente o leyendo su XML (uno por uno, o varias de golpe con Importar XML Masivo).
Se decide si se recibe el inventario de inmediato o después.Al capturar (checkbox "Recibir Insumos"), o más tarde desde Recibir Insumos Factura.
Se genera la póliza contabley, si es "sin orden de compra", queda pendiente de pago en Cuentas por Pagar; si es de "caja chica", queda marcada como ya pagada, pendiente solo de que se reponga el fondo.
Se consulta despuésen su propio listado, o en el consolidado Facturas.

Listado — Facturas sin Orden de Compra

Filtro superior: Sin Recibir / Recibido Parcialmente / Recibido / Cancelada / Todos.

Columna	Qué muestra
Núm. / Código / Proyecto / Proveedor	Datos generales.
Fecha de factura / Fecha de recepción	Fechas del documento.
Estado	Cancelada, Sin recibir, Recibido parcialmente, Recibido — más etiqueta "Prorrateo" si aplica.
Complemento	Con Rep / Sin Rep.

Acciones: Mandar correo, Descargar XML (si tiene), Recibir Insumos (si quedó pendiente), Prorrateo (si la empresa usa esa función y la factura ya está recibida), y Cancelar (solo si no tiene pagos aplicados).

Agregar Factura

Dos formas de captura: manual, o leyendo el XML del proveedor (botón "Leer Xml") — al leerlo, el sistema valida que la empresa sea el receptor, busca al proveedor por RFC (si no existe, manda a darlo de alta), y precarga proveedor, moneda, fechas, folio, UUID y los insumos con sus impuestos ya calculados, incluso interpretando complementos de combustible, vales de despensa o divisas.

Campo	Qué hace
Proveedor / Proyecto	Obligatorios.
Prorrateo de costos	Switch, solo si la empresa lo tiene habilitado — marca la factura para pasar después por Prorrateos.
Moneda / Tipo de Cambio	Fijo en 1 si es MXN.
Días de Crédito	Calcula la Fecha Probable de Pago (y viceversa).
UUID	Obligatorio; si ya existe en otra factura, avisa antes de continuar.
Recibir Insumos	Marcado por default: si se deja activo, el inventario entra de inmediato y la factura queda Recibida. Si se desmarca, queda pendiente para recibirse después.

En la tabla de insumos, cada línea tiene un botón Dividir insumo que reparte la cantidad de esa línea entre varios Proyecto/Subproyecto distintos dentro de la misma factura, cuadrando en vivo contra la cantidad original.

Qué se genera al guardar

La Factura (sin pagos aplicados todavía), y una póliza que carga inventario/gasto por cada insumo (y sus impuestos) y abona la cuenta del proveedor — la que después ve y liquida Cuentas por Pagar.

Ver Factura

Vista de solo lectura con botones para agregar o consultar Notas de Crédito y Devoluciones de esa factura, y — si ya tiene algún pago aplicado — Pagos, que abre el mismo componente de Cuentas por Pagar para ver el historial y, si hace falta, cancelar un pago.

Importar Facturas XML Masivo

Asistente de 5 pasos para dar de alta varias facturas de golpe, a partir de XMLs ya descargados en el sistema (no una carga manual de archivos):

Elegir los XMLde la lista de CFDI disponibles.
Elegir el Tipo de Proveedorcon el que se darán de alta automáticamente los proveedores nuevos detectados por RFC.
Revisar los insumos candidato.El sistema empareja cada línea del XML contra un insumo existente por su firma fiscal (tasa de impuestos); se pueden reordenar o quitar candidatos.
Elegir un Proyecto únicopara todo el lote.
Revisión final— cada archivo se marca como Nueva, Duplicada por UUID, Falta asignar insumo, o Error; para lo que no calzó solo, se elige el insumo a mano antes de guardar.

Al confirmar, guarda factura por factura con el mismo motor que la captura individual, mostrando una barra de progreso y un resumen de éxitos/fallas al terminar.

Recibir Insumos Factura

Completa la recepción de inventario de una factura que se capturó sin marcar "Recibir Insumos", o que quedó parcial. Trae los insumos pendientes de la factura, permite capturar cuánto se recibe de cada uno (con lotes/marbetes si aplica, búsqueda rápida y lectura de PDF de remisión), y al guardar genera las entradas de inventario y su propia póliza, actualizando el estado a Recibido parcial o Recibido total.

Facturas Caja Chica

Mismo motor que Facturas sin Orden de Compra, pero para gastos que ya se pagaron en efectivo desde un fondo de Caja y Efectivo.

Diferencia	Cómo se ve
Campo Caja Chica	Obligatorio — a qué fondo de caja chica se le carga el gasto.
Sin Días de Crédito / Fecha P. Pago	No existen estos campos: se asume pago inmediato.
Recibir Insumos	Siempre marcado y bloqueado — el inventario siempre entra de inmediato, no hay recepción parcial posterior.
Filtro del listado	Solo Todos / Cancelada (no hay estados de recepción parcial).

Queda "pagada" de inmediato, pero pendiente de reponer

Al guardar, la factura nace ya marcada como pagada (no aparece en Cuentas por Pagar) — lo que queda pendiente es que el fondo de caja chica se reponga, flujo documentado en Reponer Caja Chica. Su pantalla de "Ver Factura" muestra un botón Pagos a Caja Chica en vez de "Pagos", que en realidad lista las reposiciones ya aplicadas contra esta factura, no un pago original (que ya quedó saldado al capturarse).

Esta variante no tiene botón de Devoluciones (no aplica a gastos de caja chica), y su acción de Cancelar solo está disponible mientras el fondo aún no se haya repuesto por este gasto.

Facturas (todas)

Listado de solo consulta que junta las tres variantes de factura de compra — con Orden de Compra, sin Orden de Compra, y Caja Chica — en una sola tabla. No tiene botón de alta propia.

Columna	Qué muestra
Orden de Compra	Folio de la orden de origen, vacío si la factura no viene de una.
Estado	Con una etiqueta adicional de color según el tipo: "Sin Orden De Compra", "Con Orden De Compra" o "Caja Chica".

Única acción disponible: Mandar correo. Doble clic en una fila navega al detalle correspondiente según su tipo real (Ver Factura Caja Chica, Ver Factura Sin Orden de Compra, o Ver Factura de Orden de Compra).

Glosario general

Término	Definición
Factura Sin Orden de Compra	Gasto/compra capturado directo contra el proveedor, sin haber pasado por una Orden de Compra.
Recibir Insumos	Dar entrada al inventario y reconocer el costo/gasto de los insumos de una factura; puede hacerse al capturarla o después, de forma parcial.
Caja Chica (cajaId)	Fondo de efectivo interno al que se le carga un gasto pagado de inmediato; la factura queda pagada, pendiente solo de que se reponga el fondo.
Prorrateo de costos	Mecanismo para repartir el costo de insumos no inventariables de una factura hacia otras facturas/insumos.
Split de partida	Dividir la cantidad de un renglón de insumo entre varios Proyecto/Subproyecto dentro de la misma factura.
Importación masiva de XML	Alta en lote de facturas a partir de CFDI ya descargados, con emparejamiento automático de insumos por tasa de impuestos.