Caja y Efectivo

Una Caja Chica es un fondo de dinero en efectivo asignado para cubrir gastos menores del día a día, que después se repone con cargo a un banco de la empresa. En el sistema, una caja chica usa exactamente el mismo modelo de datos que una cuenta bancaria (ver Bancos) — solo lleva un indicador interno que la marca como "caja" en vez de "banco".

El módulo permite dar de alta cajas, capturar facturas de gastos contra ellas (desde el módulo Facturas de Caja Chica), reponerlas periódicamente generando las pólizas contables automáticamente, traspasar saldo entre cajas, y consultar/cancelar reposiciones ya hechas.

Cómo funciona — flujo general

1. Crear la caja chica.Nombre, moneda, cuenta contable (clave para la contabilidad) y datos opcionales de banco/CLABE.
2. Asignar permisos al usuario que la va a administrar.Fuera de este módulo, en Configuración de usuarios: qué cajas puede ver/operar, si puede reponerlas, editarlas o deshabilitarlas.
3. Registrar gastos en Facturas de Caja Chica, asociando cada factura a la caja correspondiente.Estas facturas quedan pendientes de reponer.
4. Reponer la caja chica periódicamente.Se eligen las facturas pendientes (total o parcial), se elige el banco que entrega el dinero, y opcionalmente se traspasa saldo a otra caja. El sistema genera las pólizas y actualiza saldos solo.
5. Revisar el comprobante PDFque se abre automáticamente al terminar, o consultarlo después desde el histórico.
6. Consultar el históricode reposiciones recientes (últimos ~3 meses; para históricos más antiguos, usar Reportes).
7. Si hubo un error, cancelar la reposición.Revierte saldos, estados de facturas y pólizas por completo.
8. Alternativamente, "Saldar"facturas que ya no se van a reponer con dinero real, sin mover ningún banco.
9. Deshabilitar la cajacuando ya no se use (no se borra; se puede volver a habilitar después).

Listado de Caja y Efectivo

Pantalla principal: tabla de todas las cajas chicas de la empresa.

Acciones por fila (según permisos): Editar, Habilitar/Deshabilitar (con confirmación), Reponer y Saldar (llevan a la pantalla de reposición, en modo normal o en modo saldar respectivamente). Doble clic sobre una fila abre el histórico de pagos de esa caja. El botón "Agregar Caja" está arriba a la derecha.

Agregar / Editar Caja

Formulario en dos pestañas.

Pestaña "Información General"

Pestaña "Avanzado"

No hay campo de "saldo inicial": el saldo nace en $0.00 y solo crece con reposiciones o traspasos posteriores.

Reponer Caja Chica

Se llega desde el listado ("Reponer" o "Saldar"). Es la pantalla más importante del módulo: formaliza contablemente el gasto que ya se hizo en efectivo, transfiriendo desde un banco de la empresa el monto exacto ya gastado.

Al entrar se muestran: el saldo actual de la caja, las facturas pendientes de reponer de esa caja (incluyendo saldos remanentes de reposiciones anteriores que no calzaron del todo), los bancos de la empresa, los proyectos, y las otras cajas chicas disponibles para traspaso.

Qué genera "Reponer" (modo normal)

Una póliza contable (abona el banco, carga la caja chica) por cada factura pagada; tres registros de Pago (salida del banco, entrada a la caja, y su relación); actualiza el saldo de ambas cuentas; marca cada factura como pagada parcial o totalmente; si se marcó Cheque, avanza su consecutivo; y si se llenó el traspaso, genera además su propia póliza y pagos entre la caja origen y la caja destino.

Qué genera "Saldar"

No involucra ningún banco ni genera póliza principal (no hay movimiento real de dinero): solo actualiza el estado de las facturas/saldos elegidos, como si se hubieran reconciliado, y crea un registro de Pago marcado como "saldar". Sirve para depurar facturas de caja chica que ya no se van a reponer con dinero real. El traspaso a otra caja sigue disponible y sí genera su póliza.

Al confirmar, el sistema abre automáticamente el modal de Ver Reposición para previsualizar el comprobante.

Ver Facturas de una Reposición

Modal que responde "¿qué facturas exactamente se pagaron con esta reposición y cuánto se le abonó a cada una?". Muestra un acordeón con una tarjeta por factura (o saldo pendiente) pagado en esa reposición: fecha, código, moneda y monto aplicado (o "Cancelada: [monto]" si la línea fue cancelada). Cada tarjeta tiene un botón "Ir a la factura" para ver la factura original.

Ver Pagos de Caja Chica

Histórico de reposiciones/saldadas de una caja específica (o de todas), de los últimos 3 meses aproximadamente — para históricos más antiguos, usar el módulo de Reportes.

Acciones: Ver Facturas (abre el detalle descrito arriba), Ver PDF (comprobante), y Cancelar (si la reposición no está ya cancelada).

Ver / Imprimir una Reposición

Genera el PDF/comprobante de una reposición: datos de la empresa, el o los pagos (banco o "Saldar", caja, proyecto, monto, referencia, estado), el traspaso si lo hubo, el detalle de cada factura pagada, y el total general.

El checkbox "Mostrar pólizas contables" agrega al PDF la póliza principal (y la del traspaso, si existió) más las pólizas de recepción de cada factura pagada — para ver el ciclo contable completo: recepción de la factura → pago con caja chica → reposición del banco.

Relación con Facturas de Caja Chica

Las facturas de gasto que se pagan con una caja chica se dan de alta en el módulo Facturas de Caja Chica, donde cada factura lleva un campo obligatorio "Caja Chica" que la asocia a una de las cajas de este módulo — esa asociación es lo que la hace aparecer luego como pendiente de reponer.

A diferencia de una factura de compra normal (que se paga directamente desde un Banco vía el módulo de Pagos), una factura de Caja Chica primero se "paga" informalmente en efectivo por quien maneja la caja, y solo después el banco de la empresa repone ese gasto — es este módulo el que formaliza esa reposición contablemente.

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