Manual de usuario

Conteos Cíclicos y Conteos de Inventario

Programar y supervisar el conteo físico de existencias: cómo se reparte el trabajo, cómo se aprueba, y cómo termina reflejándose en el inventario real.

Módulo opcional (la empresa debe tenerlo contratado) para auditar existencias físicas contra lo que el sistema tiene registrado. Este manual cubre la parte de configuración y supervisión; la parte operativa — la persona que de verdad cuenta insumo por insumo — está en Órdenes de Conteo.

Tres piezas que encajan entre sí

Un Conteo Cíclico es una plantilla que se repite sola. Cada vez que se dispara (o cuando se crea uno manual), nace un Conteo — el "evento" real de esa fecha. Cada Conteo se reparte en una o varias Órdenes de Conteo, una por responsable, que es donde realmente se captura la cantidad contada.

Conteos Cíclicos

La plantilla programada: define cómo se va a repetir un conteo sin tener que armarlo a mano cada vez.

Campo	Qué hace
Proyecto / Supervisor / Responsables	El almacén a auditar, quién aprueba, y entre quiénes se reparte el trabajo de contar.
Requiere Aprobación de Supervisor	Si cada orden necesita el visto bueno del supervisor antes de darse por resuelta.
Modo de Conteo	Ciego (el responsable no ve la existencia del sistema al contar), Semi-Ciego (la ve solo después de su primera pasada) u Abierto (la ve desde el inicio).
Estrategia de Selección de Insumos	Cómo se eligen qué insumos entran a cada conteo: Más rotación, Menos rotación, Aleatorio (entre los que tienen existencia, o entre todos), Todos, o Todos con existencia.
Ventana de días (de la estrategia)	El periodo que se analiza para calcular "rotación" en las dos primeras estrategias.
Capacidad por Responsable	Cuántos insumos como máximo se le asignan a cada responsable por conteo.
Reconteos Permitidos	Cuántas veces se puede volver a contar un insumo si hay discrepancia.
Frecuencia	Diario, Semanal, Quincenal o Mensual, con el/los día(s) específico(s) en que se dispara.

Un proceso automático revisa diariamente (temprano en la mañana) cuáles Conteos Cíclicos tocan ejecutarse ese día, y genera el Conteo real correspondiente sin intervención manual.

Dos estrategias que no se ven en el listado

El formulario permite elegir las 6 estrategias, pero la columna "Estrategia Selec." del listado de Conteos Cíclicos solo reconoce 4 — si configuras "Todos" o "Todos con existencia", esa columna se ve vacía ("—") aunque la configuración se haya guardado correctamente y el conteo cíclico funcione bien. Es solo un problema de visualización en la tabla, no de la lógica real.

Agregar Conteo

Un Conteo es la instancia real de una fecha concreta — se crea manualmente (mismos campos que un Conteo Cíclico, pero con Fecha de Inicio y Fecha de Vencimiento en vez de una programación recurrente) o nace automáticamente desde un Conteo Cíclico.

Su configuración no se puede editar después

Una vez creado el Conteo, ya no se puede cambiar su configuración — la pantalla "Ver Configuración" solo la muestra de forma congelada, de solo lectura. Si algo quedó mal, hay que cancelar ese Conteo y crear uno nuevo.

Detalle de Conteo

La pantalla central para dar seguimiento a un Conteo en curso, con 4 pestañas:

Pestaña	Qué muestra
General	Avance de las órdenes (total/contadas/aprobadas), tabla de órdenes con botón "Revisar", y — solo cuando todas las órdenes ya están aprobadas — el análisis de diferencias y el botón para aplicar ajustes.
Estadísticas	Gráficas de precisión general y qué insumos tuvieron mayor diferencia.
Por orden	Avance y diferencias desglosadas por cada responsable.
Reconteos	Cuántos reconteos hubo, por quién, y qué insumos se recontaron más.

Se puede exportar un PDF con el resumen completo del conteo. La vista "Ver llenado" (solo lectura) muestra lo capturado por orden sin ninguna acción de aprobación disponible ahí.

Aprobación y Aplicar Ajustes

Hay dos niveles de aprobación antes de que una diferencia llegue a afectar el inventario real:

Nivel orden— si el conteo lo requiere, el supervisor aprueba o rechaza cada Orden de Conteo ya contada; rechazarla pide un reconteo.
Nivel conteo— solo cuando todas las órdenes del Conteo quedaron aprobadas, se habilita "Aplicar ajustes al inventario" en la pestaña General.
Se generan órdenes de ajuste, no el ajuste directo— las diferencias positivas (contaste más de lo que el sistema tenía) crean una orden en Agregar Inventario; las negativas, una orden en Productos al Costo, una por proyecto.

Las órdenes generadas no aplican el ajuste solas

"Aplicar ajustes al inventario" solo crea las órdenes correspondientes — el ajuste real a la existencia no ocurre hasta que alguien entra a esas órdenes (en Agregar Inventario o Productos al Costo) y las confirma manualmente, exactamente igual que si se hubieran capturado a mano. Un Conteo no mueve el inventario por sí solo.

El aviso de "orden creada" puede no aparecer

Hay un error real de programación: el servidor calcula mal si se generaron órdenes nuevas, así que el aviso "se creó una orden de Agregar Inventario/Productos al Costo" a veces no se muestra aunque la orden sí se haya creado correctamente. Si aplicaste ajustes y no viste ningún aviso, revisa igual los listados de Agregar Inventario y Productos al Costo — es muy probable que la orden ya esté ahí, pendiente de confirmar.

Al aplicar los ajustes, el Conteo pasa a estado Finalizado.

Glosario general

Término	Definición
Conteo Cíclico	Plantilla programada que genera Conteos reales automáticamente, según una frecuencia.
Conteo	La instancia real de una auditoría de existencias en una fecha concreta, repartida en Órdenes de Conteo.
Modo Ciego / Semi-Ciego / Abierto	Qué tanto ve el responsable la existencia del sistema mientras cuenta.
Estrategia de Selección de Insumos	Regla para decidir qué insumos entran a un conteo (por rotación, aleatorio, o todos).
Reconteo	Volver a contar un insumo cuando hay discrepancia con el sistema o entre intentos.
Aplicar Ajustes	Genera automáticamente las órdenes de Agregar Inventario/Productos al Costo con las diferencias encontradas — no mueve el inventario por sí solo.