Traspasos y Ajustes de Inventario
Mover mercancía entre almacenes, o corregir existencias a mano — con o sin pasar por una venta o compra.
Tres pantallas que comparten un mismo propósito — modificar el inventario sin que medie una venta o una compra — pero con matices distintos: Traspaso Entre Almacenes mueve mercancía de un proyecto a otro sin cambiar el total general; Agregar Inventario y Productos al Costo son ajustes reales al total, hacia arriba o hacia abajo.
Traspaso Entre Almacenes
Mueve insumos de un proyecto/almacén origen a un proyecto/almacén destino. Campos: proyecto origen, proyecto destino, fecha, insumos (cantidad, lote/caducidad, marbete o agrupación si aplica), observaciones — con importación desde Excel y lector de código de barras para capturar rápido.
A diferencia de Agregar Inventario y Productos al Costo, un Traspaso no tiene un estado "por confirmar" — al guardarlo, genera de una vez la póliza (de traspaso, en origen y destino) y los dos movimientos de inventario correspondientes (salida en origen, entrada en destino). Solo se puede cancelar después, con motivo opcional; no se puede editar.
Si tu empresa usa almacén con ubicaciones (WMS), esta pantalla no ofrece elegir en qué ubicación específica queda la mercancía del lado destino — a diferencia de Agregar Inventario, que sí la pide. La mercancía entra "sin ubicación asignada" y hay que asignarla después manualmente desde el desglose de Existencias y Kardex.
Agregar Inventario
Ajuste positivo: aumenta la existencia de uno o varios insumos sin que venga de una compra — típico para un inventario inicial al migrar de otro sistema, o para corregir un faltante detectado en un conteo físico.
| Paso | Qué pasa |
|---|---|
| Agregar | Se captura la orden (proyecto, cuenta contable si se va a contabilizar, insumos con cantidad/costo/lote/ubicación WMS) — queda "Por confirmar", sin afectar inventario todavía. |
| Confirmar | Recién aquí se afecta el inventario real (ajuste positivo) y, si se marcó "Contabilizar", se genera la póliza contra la cuenta elegida. |
| Cancelar | Descarta la orden sin ningún efecto, si todavía no se confirmó. |
Si se apaga el switch "Contabilizar", al confirmar aparece una advertencia explícita: el inventario se ingresará sin costo. Útil si el objetivo es solo cuadrar cantidades, pero ten en cuenta que esa entrada no impacta ninguna cuenta contable.
No existe pantalla de edición para una orden ya capturada — si algo quedó mal, hay que cancelarla y volver a capturar una nueva.
Productos al Costo
El reverso de Agregar Inventario: da de baja existencia a costo, sin que sea una venta — para mercancía dañada, consumo interno u obsequios. Mismo flujo Agregar → Confirmar/Cancelar, con la diferencia de que sí se puede editar una orden mientras siga sin confirmar.
Antes de confirmar, el sistema verifica que exista suficiente inventario disponible para dar de baja. Al confirmar genera el ajuste negativo y su propia póliza, cargando a la cuenta contable elegida en vez de facturar a un cliente.
Glosario general
| Término | Definición |
|---|---|
| Traspaso Entre Almacenes | Mover existencia de un proyecto a otro sin cambiar el total general de inventario. |
| Agregar Inventario | Ajuste positivo: aumenta existencia sin que venga de una compra. |
| Productos al Costo | Ajuste negativo: da de baja existencia a costo, sin que sea una venta. |
| Contabilizar (switch) | Si un ajuste de inventario genera además una póliza contra una cuenta contable elegida. |
| Por confirmar | Estado de una orden ya capturada pero que aún no afecta el inventario real. |