Manual de usuario

Bancos

Cuentas bancarias de la empresa: alta, saldo en tiempo real, conciliación contra el estado de cuenta y traspasos entre cuentas propias.

El módulo de Bancos administra las cuentas bancarias reales de la empresa — no las de clientes o proveedores. Cada cuenta está ligada a una cuenta contable, y su saldo se calcula en vivo sumando y restando los movimientos (cargos y abonos) que se le van registrando desde Pagos, Facturas, Nómina y Traspasos.

El módulo tiene dos funciones adicionales clave: conciliar cada cuenta contra el estado de cuenta real del banco (para confirmar que todo cuadra peso por peso), y traspasar dinero entre cuentas propias de la empresa, incluyendo entre cuentas de distinta moneda.

Relación con otros módulos

Caja y Efectivo usa el mismo modelo de datos que Bancos (se distinguen internamente por un indicador de "es caja"); por eso en el Traspaso entre Cuentas, el selector de cuenta combina bancos y cajas chicas en una sola lista. Cada traspaso entre cuentas genera automáticamente una Póliza contable, y la conciliación bancaria trabaja directamente sobre los Movimientos (cargos/abonos) de la cuenta contable de cada banco.

Cómo funciona — flujo general

El ciclo de vida típico de una cuenta bancaria en el sistema:

Dar de alta la cuenta bancaria.Se captura su nombre, banco, moneda, Banco SAT y la cuenta contable a la que quedará ligada.
La cuenta empieza a operar.Otros módulos (Pagos, Facturas, Nómina) generan movimientos (cargos/abonos) contra la cuenta contable del banco; el saldo mostrado en el listado se recalcula en tiempo real a partir de esos movimientos.
Periódicamente, se concilia la cuenta.Se compara contra el estado de cuenta real del banco (a mano o cargando el PDF) hasta que la diferencia sea exactamente $0.00, y se guarda la conciliación.
Cuando se necesita mover dinero entre cuentas propias, se usa Traspaso entre Cuentas.Genera automáticamente su póliza contable y ajusta el saldo de ambas cuentas.
Si una cuenta deja de usarse, se deshabilita(no se borra; conserva su historial y puede volver a habilitarse después).

Listado de Bancos

Pantalla de entrada al módulo: muestra todas las cuentas bancarias de la empresa.

Columna / control	Qué significa
Nombre	Alias interno de la cuenta (ej. "BBVA Nómina"), como se ve en toda la app.
Banco	Nombre libre del banco (ej. "BBVA", "Banorte") — texto, no catálogo.
Moneda	Moneda en la que opera la cuenta.
Es inversión	Indica si es una cuenta de inversión en vez de una cuenta de cheques operativa.
Saldo	Calculado en tiempo real sumando los cargos (depósitos) y restando los abonos (pagos/retiros) de la cuenta contable ligada — no es un número fijo guardado.
Filtro Activo / Deshabilitado / Todos	Filtra la tabla según el estado de la cuenta.

Botones de encabezado: "Traspaso entre Cuentas" y "Agregar Banco". Por fila: Editar, Habilitar/Deshabilitar (con confirmación; deshabilitar no borra la cuenta, solo la saca de los selectores activos de otras pantallas) y Conciliar Cuenta (icono de balanza, lleva al listado de conciliaciones de esa cuenta). Doble clic sobre una fila abre directamente su edición.

Permisos

Cada botón (Agregar, Editar, Habilitar/Deshabilitar, Traspaso) depende de un permiso independiente del usuario. Un usuario sin el permiso correspondiente simplemente no ve ese botón.

Agregar / Editar Banco

Formulario para dar de alta o editar una cuenta bancaria.

Campo	Obligatorio	Qué hace
Nombre	Sí	Alias interno de la cuenta.
Banco	Sí	Nombre libre del banco, para reportes y listados.
Moneda	Sí	Moneda de la cuenta. Se bloquea en edición si la cuenta ya fue utilizada.
Banco SAT	Sí	Institución financiera según el catálogo oficial del SAT. Al elegirlo, autocompleta "Rfc Beneficiaria". Ver Banco SAT.
Cta Beneficiario	No	Número de cuenta donde se recibió el pago (10 a 50 dígitos) — para el complemento de pagos (CFDI).
Rfc Beneficiaria	No	RFC de la entidad operadora de la cuenta destino; se autocompleta al elegir el Banco SAT, pero puede editarse a mano.
Cuenta Clabe	No	CLABE interbancaria, exactamente 18 dígitos.
Cuenta Contable	Sí	Cuenta contable del catálogo de la empresa donde se registrarán los movimientos de esta cuenta. Incluye botón "+" para crear una cuenta contable nueva sin salir del formulario. Se bloquea en edición si la cuenta ya fue utilizada.
Consecutivo Cheque	No	Folio consecutivo para cheques emitidos desde esta cuenta.
Es inversión	No	Marca la cuenta como cuenta de inversión.
Observaciones	No	Notas libres.

Regla — cuenta ya utilizada

Si la cuenta ya tiene al menos un Pago registrado, al editarla el sistema avisa "No se puede modificar toda la información ya que el banco ya fue utilizado" y bloquea los campos Moneda y Cuenta Contable (y el botón de crear cuenta contable nueva), para no romper la consistencia contable de movimientos ya registrados. El resto de los campos sí se puede editar.

Banco SAT (catálogo fiscal)

Catálogo oficial del SAT de instituciones financieras — distinto del catálogo de cuentas bancarias de la empresa.

Banco vs. Banco SAT

Banco = mis cuentas bancarias reales (las que la empresa opera, con saldo, conciliación y cuenta contable). Banco SAT = catálogo maestro, global y de solo lectura, que asigna una clave oficial a cada institución financiera reconocida por el SAT (clave, nombre corto, razón social y RFC). No tiene saldo ni pertenece a ninguna empresa en particular — se usa únicamente para declarar correctamente el banco emisor/receptor en los complementos de pago (CFDI) cuando se timbra una factura pagada desde esa cuenta.

En el formulario de Agregar/Editar Banco, el campo "Banco SAT" se muestra como clave - nombreCorto (ej. "012 - BBVA"). Al seleccionarlo, el sistema toma el RFC de ese registro del catálogo y autocompleta "Rfc Beneficiaria" automáticamente.

Listado de Conciliaciones

Se llega aquí desde el botón "Conciliar Cuenta" del listado de Bancos. Muestra el historial de conciliaciones de esa cuenta específica.

Columna	Qué significa
Fecha Creación	Cuándo se creó el registro de conciliación.
Referencia	Texto libre (ej. folio del estado de cuenta).
Fecha Inicial / Final	Periodo del estado de cuenta que se está conciliando.
Saldo Inicial	Se hereda automáticamente del saldo final de la última conciliación guardada (0 si es la primera).
Saldo Final	El saldo que reporta el banco al cierre del periodo, capturado por el usuario.

Según el estado de cada conciliación: "En espera" muestra el botón "Reanudar Conciliación"; "Guardada" muestra "Reabrir" (con permiso) y se abre de solo lectura con doble clic.

Solo una en espera a la vez

No se puede crear una conciliación nueva mientras ya exista una "en espera" (sin guardar) para esa misma cuenta.

Dos formas de iniciar una conciliación: "Agregar Conciliación" (modal en blanco: Saldo Final, Referencia, Fecha Inicial/Final — el saldo inicial se asigna solo), o "Crear desde PDF", donde se sube directo el estado de cuenta y el sistema detecta el banco, extrae el periodo y el saldo final, y abre el modal ya pre-llenado (el PDF queda en caché y se usa luego en la pantalla de trabajo, sin volver a subirlo).

Reabrir una conciliación guardada

Exige un motivo (mínimo 10 caracteres). Al confirmar, la conciliación regresa a "En espera" pero con los saldos congelados (no editables) — solo se pueden marcar/desmarcar cargos y abonos — y queda registrada en una bitácora de reaperturas (usuario, fecha, motivo).

Trabajar una Conciliación

Pantalla donde efectivamente se concilia. Arriba se ven los datos capturados (Saldo Final, Referencia, Fechas) y el Resumen de Saldos:

Fórmula de la conciliación

Saldo Inicial + Depósitos (cargos conciliados) − Pagos (abonos conciliados) = Saldo Final Calculado, comparado contra el Saldo Final capturado. El botón Guardar solo se habilita cuando la diferencia es exactamente $0.00 — no se puede cerrar una conciliación que no cuadra.

Pestaña "Movimientos"

Lista los cargos/abonos de la cuenta contable del banco. Cada uno tiene una casilla Conciliado que se marca/desmarca a mano; cada cambio recalcula el resumen de saldos en vivo.

Pestaña "Cargar PDF" — conciliación asistida

Subir el PDF del estado de cuenta.El sistema extrae el texto, detecta automáticamente el banco (por su RFC o razón social dentro del documento) y aplica la plantilla de lectura correspondiente — o la plantilla Genérica si no lo reconoce. Ver Plantillas de bancos.
El sistema empareja los movimientos del PDF contra los del sistema.Compara por mismo monto, mismo tipo (cargo/abono) y fecha dentro de una ventana configurable ("Coincidencia de fecha": misma fecha, ±1 a ±5 días).
Se revisa el resultado en dos columnas.Pares emparejados (✓ verde), "Sólo en Sistema" (no aparecieron en el PDF del banco), y "Sin registrar (banco)" — resaltado en rojo/naranja: movimientos que sí trae el estado de cuenta pero no existen en el sistema, o que existen pero no empataron solos.
Emparejamiento manual, arrastrando y soltando.Se puede arrastrar cualquier tarjeta de un lado sobre una del otro para forzar un emparejamiento (marcado "MANUAL", con opción de deshacer); rompe cualquier emparejamiento automático previo de esos movimientos.
"Conciliar Cuentas (n)".Aplica de una sola vez el estado "conciliado" a todos los pares emparejados (automáticos + manuales) que aún no lo estén.
Guardar.Disponible solo cuando la diferencia del resumen de saldos es $0.00; cambia la conciliación a estado "Guardada".

También se puede descargar un Excel de la conciliación completa (movimientos + resumen), útil como respaldo.

Conciliación reabierta

Si la conciliación fue reabierta, aparece un aviso: los saldos inicial y final, la referencia y las fechas quedan fijos — solo se pueden marcar o desmarcar cargos y abonos.

Plantillas de bancos (lectura de PDF)

Son los "traductores" que convierten el texto de un PDF de estado de cuenta en una lista de movimientos (fecha, monto, tipo, concepto). No son configurables desde la interfaz, pero conviene saber que existen porque afectan qué tan bien funciona la carga automática de PDF:

BBVASepara Cargos/Abonos que se mezclan al extraer el texto; deduce el tipo por palabras clave y por el cambio de saldo entre renglones.

BX+Plantillas para Banorte, Banregio y Scotiabank/Inverlat.

GENPlantilla Genérica de respaldo para cualquier banco no reconocido: ancla la detección en los montos y el saldo corriente de cada renglón.

La detección automática busca texto identificatorio único del banco (su RFC o razón social) dentro del PDF — no basta con que el banco se mencione de pasada (por ejemplo, como contraparte de una transferencia), para evitar falsos positivos.

Ver Conciliación

Vista de solo lectura de una conciliación ya guardada: mismos datos (Saldo Final, Referencia, Fechas, resumen de saldos) y la tabla de movimientos conciliados, todo deshabilitado. Si la conciliación tuvo reaperturas, muestra una bitácora completa: fecha, usuario y motivo de cada reapertura.

Traspaso entre Cuentas

Mueve dinero de una cuenta propia (banco o caja de efectivo) a otra cuenta propia de la misma empresa.

Campo	Obligatorio	Qué hace
Fecha de Pago	Sí	Default: hoy.
Proyecto	Sí	Proyecto/centro de costos al que se atribuye el movimiento.
Referencia	No	Texto libre.
Cuenta Origen / Destino	Sí	Selector combinado de bancos y cajas de efectivo (muestra nombre, banco y moneda).

Cuando origen y destino tienen distinta moneda

En vez de un solo campo "Monto", aparecen 4 campos que se recalculan entre sí en tiempo real: Monto Origen, Monto Destino, Tipo de Cambio Origen y Tipo de Cambio Destino (si una cuenta ya es MXN, su tipo de cambio se fija en 1). El sistema calcula automáticamente el campo que falte según los otros tres.

Cargar XML de Divisas

Se puede subir el CFDI con complemento de Divisas que emite el banco al comprar/vender moneda extranjera. El sistema lee el XML y autocompleta Fecha de Pago, Referencia (con el UUID fiscal) y, si ya se eligieron cuentas de distinta moneda, también Monto Origen/Destino y ambos tipos de cambio.

Validación de montos

El sistema exige que el monto en moneda contable (MXN) de la pierna origen coincida con el de la pierna destino (tolerancia de $0.10); si no coincide — por ejemplo, un tipo de cambio mal capturado — rechaza el traspaso.

Un traspaso exitoso genera automáticamente una póliza ("Diario TEC"), dos movimientos (abono en origen, cargo en destino), dos registros de Pago, y actualiza el saldo guardado de ambas cuentas.

Glosario general

Término	Definición
Conciliación bancaria	Comparar los movimientos del sistema contra el estado de cuenta real del banco, para confirmar que coinciden peso por peso.
CLABE	Clave Bancaria Estandarizada: 18 dígitos que identifican una cuenta para transferencias SPEI.
Banco SAT	Catálogo oficial del SAT con la clave normalizada de cada institución financiera, usado para los complementos de pago (CFDI).
Cargo / Abono	En este ERP, un cargo en la cuenta bancaria es una entrada de dinero (depósito) y un abono es una salida (pago/retiro).
Saldo Inicial / Saldo Final	En una conciliación: el punto de partida del periodo (heredado de la conciliación anterior) y el saldo que reporta el banco al cierre (capturado por el usuario).
Plantilla de banco	Parser que interpreta automáticamente el PDF del estado de cuenta de un banco en particular.
Traspaso entre Cuentas	Movimiento de dinero entre dos cuentas propias (bancos y/o cajas), que genera una póliza automática.
Conciliación en espera / guardada / reabierta	Los tres estados de una conciliación: en proceso y editable; cerrada y cuadrada a $0.00; o regresada a edición limitada tras estar guardada.