Programar Recordatorios
Automatiza el envío de recordatorios de cobranza por correo a clientes con saldo pendiente, y permite mandar estados de cuenta manualmente.
Solo aparece en el menú si la empresa tiene esta función habilitada. Permite configurar una sola regla (no varias a la vez) de cuándo se manda automáticamente un correo de cobranza a los clientes con saldo pendiente, revisar a quién se le va a mandar (y excluir a quien no corresponda), consultar el historial de envíos, y mandar manualmente el estado de cuenta a un cliente puntual.
El botón "Enviar recordatorios ahora" (que mandaría el recordatorio a todos los clientes con saldo pendiente de golpe) está deshabilitado temporalmente por mantenimiento. El envío automático programado sigue funcionando con normalidad, y el envío manual a un cliente puntual (desde la pestaña de clientes) también funciona.
Configuración de Recordatorios
Define la única regla activa de envío automático.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Frecuencia | Desactivado / Diario / Semanal (siempre lunes) / Quincenal (día 15 y último día del mes) / Mensual (se elige el día) / Por Día de la Semana (se elige cuál). |
| Enviar únicamente a ventas vencidas | Si está activo, solo se manda a clientes con al menos una factura ya vencida; si no, se manda a todos los que tengan saldo pendiente. |
| Enviar sin remisiones | El estado de cuenta adjunto excluye remisiones y solo incluye documentos facturados. |
| Enviar por método de pago | Todos / Contado / Crédito — filtra a qué tipo de clientes aplica. |
Un resumen en texto se recalcula al vuelo conforme se ajustan las opciones, para confirmar visualmente la regla antes de guardar con el botón "Guardar configuración" — que siempre sobreescribe la única configuración existente, no crea reglas nuevas.
Clientes con cuentas por cobrar
Tabla con todos los clientes que tienen saldo pendiente: cliente, correo, cantidad de facturas pendientes, total pendiente.
Se pueden marcar clientes para que nunca reciban recordatorios (ni automáticos ni manuales), aunque tengan saldo pendiente. La selección no se guarda hasta volver a la pestaña de Configuración y presionar "Guardar configuración" — el sistema avisa si hay cambios sin guardar.
Acciones por cliente: Enviar (abre la vista previa del estado de cuenta completo, lista para mandarlo manualmente) y Enviar sin remisiones (mismo envío, excluyendo remisiones).
Al enviar manualmente, el sistema genera el PDF y un Excel del estado de cuenta, los adjunta a un correo (con la misma plantilla del recordatorio automático, pero con un mensaje de "estado de cuenta" en vez de recordatorio genérico), y registra el envío como manual en el historial.
Historial de Recordatorios
Lista, en tarjetas filtrables por rango de fechas, cada lote de envío ya realizado (automático o manual). Cada tarjeta muestra fecha/hora, quién lo generó, etiqueta Automático/Manual, cuántos correos se enviaron, cuántos no se pudieron enviar, y el total pendiente cubierto por ese lote.
El botón "Ver Detalles" abre el desglose completo del lote: la lista de correos enviados exitosamente (cliente + correo) y la de correos no enviados, cada uno con su motivo (ej. "Cliente excluido por configuración", "No tiene cuentas vencidas", "Correo faltante o inválido").
Configuración Avanzada
Un solo campo: Correo de reenvío, activable con un switch. Cuando está activo, ese correo recibe una copia oculta (BCC) de todos los correos de recordatorio que se envíen — automáticos o manuales — útil para que el área de cobranza supervise los envíos sin revisar cliente por cliente.
Glosario general
| Término | Definición |
|---|---|
| Recordatorio CxC | Correo automático o manual enviado a un cliente para notificarle que tiene facturas pendientes de pago. |
| Clientes excluidos | Lista de clientes que nunca reciben recordatorios, aunque tengan saldo pendiente. |
| Correo de reenvío (BCC) | Dirección interna que recibe copia oculta de todos los recordatorios enviados, para supervisión. |
| Envío Automático vs. Manual | Automático = generado según la frecuencia configurada; Manual = disparado por un usuario (hoy solo funcional por cliente individual, el masivo está deshabilitado). |
| Lote de envío | Agrupación de todos los correos mandados en una misma ejecución, visible como una fila en el Historial. |