Manual de usuario

Archivos XML

El buzón de CFDIs que el SAT reparte a la empresa como receptora: facturas de proveedores, complementos de pago, nóminas y traslados — y cómo relacionarlos con lo ya capturado en el ERP.

Este módulo es el buzón de CFDIs recibidos: facturas que le emitieron los proveedores (Ingreso), notas de crédito de proveedor (Egreso), complementos de pago (REP) que le mandaron los clientes, nóminas y traslados. Los XML entran solos — se descargan automáticamente del SAT varias veces al día — y el trabajo del usuario aquí es revisar los que aún no están "aterrizados" en el ERP: una factura que llegó por XML pero todavía no se ha capturado en Compras, o un complemento de pago que no se pudo emparejar solo contra ningún cobro/pago ya registrado.

Solo lo que la empresa recibe

Este módulo no incluye los CFDI que la propia empresa emite a sus clientes (esos se gestionan desde Ventas). Solo trabaja con documentos donde la empresa es la receptora.

Cómo funciona — flujo general

Se activa la certificación de descarga masiva.Subiendo la FIEL en Configuración — ver siguiente sección. Sin esto, el módulo ni siquiera aparece en el menú.
El sistema descarga automáticamente los CFDIs del SATvarias veces al día (cada hora, más una pasada nocturna más completa). También se puede forzar una descarga puntual con el botón "Actualizar" (máximo 3 veces al día).
Cada XML nuevo se intenta emparejar solocontra las facturas y notas de crédito de compra ya capturadas en el ERP, por su folio fiscal (UUID). Si hay coincidencia, queda "Ya Contabilizado"; si no, "No Contabilizado".
El usuario revisa los "No Contabilizado".Una factura (Ingreso) se aterriza relacionándola a una Orden de Compra, o capturándola sin orden / por caja chica. Un complemento de pago (Pago) se aterriza con "Relacionar Pago".
Si el SAT notifica una solicitud de cancelación de un CFDI recibido,el usuario debe aceptarla o rechazarla desde este mismo listado.

Requisito: subir la FIEL en Configuración

Sin esto, la descarga automática no se activa

Este módulo depende de que la empresa tenga cargada su Firma Electrónica (FIEL / e.firma) en Configuración → Descarga Masiva. Si falta, el menú "Archivos XML" ni siquiera aparece, y ningún CFDI se descarga solo.

Campo	Qué hace
Contraseña SAT	Contraseña de la e.firma. Se reemplaza cada vez que se guarda; muestra una etiqueta "Subido" o "Faltante".
Certificado (.cer)	Archivo de certificado de la e.firma.
Clave privada (.key)	Archivo de llave privada de la e.firma.
Fecha de vencimiento	Solo lectura: fecha en que vence la FIEL cargada, una vez validada contra el SAT.

Al guardar, el sistema valida los archivos contra el SAT. Si la validación falla, se avisa que "los certificados se subieron pero no fueron validados" — hay que revisarlos y volver a intentar.

Listado de Archivos XML

Filtros

Filtro	Opciones
Estado	No Contabilizado (default) / Contabilizado / Todas / Pendientes (cancelación en trámite) / Canceladas / Ocultos.
Tipo de comprobante	Todas / Ingreso / Pago / Egreso / Nómina / Traslado.

Columnas

Columna	Qué muestra
Serie / Folio	Folio del CFDI.
Emisor	Quién emitió el documento.
Pago	Método de pago (PUE/PPD) y forma de pago SAT.
Día	Fecha del CFDI y tipo de comprobante (Ingreso/Pago/Egreso/Nómina/Traslado).
Subtotal / Total	Montos del comprobante, con su moneda.
Estado	Vigente/Cancelada, y una etiqueta NC (No Contabilizada) o YC (Ya Contabilizada) — con un ícono de información que resume si es cancelable y el estatus de cualquier trámite de cancelación.

Acciones por fila (según tipo y estado del documento)

Acción	Cuándo aparece
Aceptar / Rechazar cancelación	El emisor solicitó cancelar el CFDI y está pendiente de que la empresa (receptora) lo acepte o rechace.
N.D.C. / DEV.	Solo para Egresos ya contabilizados: agregar una Nota de Crédito o una Devolución de Compra con los datos del XML.
S/O / C/C / O.C.	Solo para Ingresos contabilizados: capturar la factura sin orden de compra, por caja chica, o relacionarla a una Orden de Compra existente (ver Agregar a Orden de Compra).
Relacionar pago	Solo para complementos de pago (Pago) contabilizados — ver Relacionar Pago.
Vista Previa / Descargar PDF / Descargar XML	Disponible para Ingreso, Egreso y Pago.
Ocultar / Mostrar	Saca (o regresa) un XML de la vista sin borrarlo — también disponible en lote, seleccionando varias filas.

Botón "Actualizar"

Fuerza una descarga puntual del día en curso, limitada a 3 veces por día por empresa (la pantalla muestra cuántas ya se usaron). La primera solicitud del día suele resolverse más rápido que las siguientes.

Relacionar Pago

Se usa cuando llega un complemento de pago (REP) por XML que no se pudo atar solo a ningún cobro/pago ya registrado en el ERP.

El sistema lee el complementoy saca de él las facturas que dice estar pagando (por su folio fiscal).
Busca esas facturas en el ERPy junta todos los pagos que ya existen relacionados a ellas — esto es una lista de candidatos, no un match automático exacto.
El usuario revisa la lista de pagos candidatos(fecha, si ya tiene complemento, monto, moneda) y elige el correcto. Un pago ya cancelado se marca y no se puede elegir.
Confirma con "Relacionar Pago".Si el monto del pago coincide con el del complemento, se relaciona directo. Si no coincide, el sistema pregunta explícitamente si aun así se quiere relacionar — no lo bloquea, pero avisa.

Una vez relacionado, el XML pasa de "No Contabilizado" a "Contabilizado".

Agregar a Orden de Compra

Relaciona una factura XML (Ingreso) con una Orden de Compra ya existente del mismo proveedor, para registrar la recepción usando los datos del CFDI en vez de capturarlos a mano.

El sistema identifica al proveedor por el RFC del emisor del XML, y lista sus órdenes de compra activas que aún no estén totalmente facturadas. El usuario elige la orden correcta y confirma con "Relacionar a Orden", lo que lleva a la pantalla de recepción de esa orden con los datos del XML ya precargados.

Coincidencia por proveedor, no por orden exacta

El sistema no adivina a qué orden pertenece la factura — solo acota la lista a las órdenes pendientes de ese mismo proveedor; el usuario decide cuál es la correcta.

Vista Previa

Muestra el PDF del comprobante (factura o complemento de pago) directamente en pantalla, generado a partir de los datos reales del XML — sin necesidad de descargar nada para revisarlo. Desde ahí también se puede descargar el PDF o el XML original.

Glosario general

Término	Definición
CFDI	Comprobante Fiscal Digital por Internet — el formato de factura electrónica del SAT (incluye facturas, notas de crédito, complementos de pago y recibos de nómina).
UUID (Folio Fiscal)	Identificador único que el SAT asigna a cada CFDI al timbrarlo; se usa para emparejar automáticamente un XML contra una factura o pago ya capturado.
Complemento de Pago (REP)	CFDI tipo "Pago" que documenta el pago de una factura a crédito o en parcialidades; hace referencia al folio fiscal de la(s) factura(s) que cubre.
FIEL / e.firma	Certificado y llave privada con los que la empresa se identifica ante el SAT; requerido para que la descarga automática de CFDIs funcione.
Descarga Masiva del SAT	Servicio del SAT para solicitar en lote los CFDIs de un RFC en un rango de fechas.
No Contabilizado / Ya Contabilizado (NC / YC)	Si el XML ya quedó relacionado con un documento capturado en el ERP (factura, nota de crédito o pago) o si todavía está pendiente de aterrizar.